Доручення й відповідальні з транскрипції зустрічі

Клієнт поставив нам просте запитання: як отримати короткий підсумок із дорученнями і з тим, хто за що відповідає?

Більша частина цього вже працює з налаштуваннями за замовчуванням, а решта — кілька рядків у текстовому полі.

Що вже робить вбудований промпт

Відкрийте налаштування й знайдіть розділ Підсумок від ШІ. У полі Промпт для підсумку видно точний текст, який Autorec надсилає вашій моделі як системний промпт:

You are a helpful assistant. Given a meeting transcript, generate a JSON object with two fields: "title" (a descriptive meeting title, max 80 characters) and "summary" (the meeting summary, formatted as: a one-line gist, then a "Decisions" section with bullet points, then an "Action items" section with bullet points including the owner where stated). If a section is empty, omit it. Respond with ONLY the JSON object, no other text.

Тож ви отримуєте суть в одному рядку, список рішень і список доручень із відповідальним, «where stated», тобто якщо його назвали. Назва стає іменем запису в бібліотеці. Якщо на зустрічі не ухвалили жодного рішення, цей розділ просто пропускається, а не заповнюється водою.

Підсумки працюють із будь-яким OpenAI-сумісним ендпоінтом, хмарним чи на вашому комп’ютері. Якщо ви його ще не налаштували, два найпоширеніші шляхи описано в статті про локальні LLM і статті про налаштування OpenRouter.

Чому відповідальних часом немає

Autorec транскрибує за допомогою whisper.cpp. Whisper перетворює мовлення на текст із часовими мітками, але не визначає, хто говорить, і Autorec поверх цього міток мовців не додає. На початку рядка в транскрипції немає ні «Оксана:», ні «Мовець 2:».

Модель бачить лише цей текст. Назвати відповідального вона може тоді, коли він є в словах:

• «Оксано, надішлеш оновлену пропозицію до п’ятниці?» дає відповідальну (Оксана) і термін (п’ятниця).
• «Хтось має оновити документацію» дає доручення без відповідального, бо в тексті його немає.
• «Я візьму це на себе» не дає нічого корисного, бо з транскрипції не видно, хто такий «я».

Ось чому стандартний промпт каже «where stated». Промпт, який вимагає відповідального для кожного пункту, змушує модель вгадувати, а вгаданий відповідальний гірший за порожнє місце.

Виправити це нічого не коштує, і робиться це на самій зустрічі. Коли щось доручаєте, вголос називайте ім’я і дату:

«Отже, план міграції на Ірині, термін — наступна середа».

Перші два рази це звучить трохи штучно. Потім так просто закінчуються зустрічі, а учасники теж отримують чіткіші доручення.

Промпт перший: спершу доручення, у вигляді таблиці

Ця версія ставить доручення на початок і просить таблицю зі стовпцями для відповідального й терміну. Де нікого не назвали, вона пише «не призначено», тож прогалини одразу видно.

Ти корисний асистент. За транскрипцією зустрічі створи JSON-об'єкт із двома полями: "title" (змістовна назва зустрічі, до 80 символів) і "summary". Підсумок напиши в Markdown у такому порядку: спершу розділ "Доручення" у вигляді таблиці зі стовпцями Завдання, Відповідальний, Термін. Вказуй відповідального чи термін лише тоді, коли їх названо в транскрипції. Якщо їх не названо, пиши "не призначено" або "без дати". Далі розділ "Рішення" зі списком. Потім розділ "Відкриті питання" зі списком. Наприкінці суть зустрічі в одному рядку. Якщо розділ порожній, пропусти його. Не вигадуй імен, дат чи завдань. Відповідай ЛИШЕ JSON-об'єктом, без жодного іншого тексту.

Речення «Вказуй відповідального чи термін лише тоді, коли їх названо» тут важливе. Без нього багато моделей заповнюють таблицю правдоподібними здогадками.

Промпт другий: лист після зустрічі

Якщо насправді вам потрібне повідомлення, яке ви надішлете після зустрічі, просіть саме його.

Ти корисний асистент. За транскрипцією зустрічі створи JSON-об'єкт із двома полями: "title" (змістовна назва зустрічі, до 80 символів) і "summary". Підсумок — це короткий лист учасникам після зустрічі, який я можу надіслати. Почни з підсумку у двох реченнях, потім перелічи рішення, потім перелічи доручення у форматі "Ім'я: завдання (термін)", використовуючи лише імена й дати, які прозвучали в транскрипції. Закінчи одним рядком із проханням відповісти, якщо щось не так. Звичайний текст, без заголовків Markdown. Відповідай ЛИШЕ JSON-об'єктом, без жодного іншого тексту.

Перечитайте лист перед відправкою. Модель працює з машинною транскрипцією, а whisper іноді чує ім’я не так.

Не чіпайте JSON-обгортку

Обидва промпти зберігають першу половину стандартного: «створи JSON-об’єкт із двома полями: title і summary» і «Відповідай ЛИШЕ JSON-об’єктом». Autorec чекає у відповідь саме таку форму, а назву показує бібліотека. Під полем Autorec показує підказку не чіпати прохання про JSON-об’єкт {title, summary}. Редагуйте те, що йде всередину summary, а обгортку залиште як є.

Ще дві деталі про те, як це працює:

• Відредагований промпт надсилається дослівно. Autorec нічого до нього не додає. До стандартного промпту Autorec дописує рядок «пиши цією мовою», якщо програма не англійською. Тож з українським інтерфейсом стандартний промпт сам попросить підсумок українською, а whisper розпізнає й українське мовлення. Якщо ви редагуєте промпт, вкажіть мову самі, наприклад: «Напиши назву й підсумок українською».
• Скинути до типового є в редакторі. Ця кнопка повертає в поле вбудований текст, тож експерименти не загублять оригінал.

Щоб зміни застосувалися, натисніть Зберегти налаштування внизу.

Налаштування максимальної кількості токенів

Під промптом є поле Макс. довжина підсумку (токени). За замовчуванням там 1000. Підказка поруч пояснює: 300 — це короткий абзац, 1000 — приблизно сторінка. Autorec приймає значення від 100 до 2000, а значення поза цими межами замінює найближчим допустимим.

Це обмеження довжини відповіді моделі. Якщо підсумок обривається на півслові або JSON так і не закривається й підсумок не створюється, найчастіше причина саме в ньому. Збільште значення, якщо:

• ви користуєтеся промптом із таблицею на зустрічі з великою кількістю завдань
• ви просите лист після зустрічі разом із рішеннями
• дзвінок був довгий: модель отримує всю транскрипцію, тож двогодинна зустріч може дати більше доручень, ніж вміщують 1000 токенів (2000 — максимум)
• ваша модель пише довгі й багатослівні відповіді

Зменште, якщо хочете короткої суті й платите за токени. Більше значення не робить підсумки довшими, за це відповідає промпт. Вищий ліміт лише не дає обрізати відповідь моделі.

Наявні записи

Відредагований промпт працює і для минулих дзвінків. Відкрийте запис у бібліотеці й натисніть Створити підсумок у перегляді відео. Кнопка запускає промпт у його поточній збереженій версії на транскрипції цього запису. Вона неактивна, якщо транскрипції ще немає або якщо ендпоінт потребує ключ API, а його не задано. Локальним серверам ключ не потрібен. Якщо увімкнено Автоматично підсумовувати після транскрипції, нові записи підсумовуються, щойно готова транскрипція.

Тож розумно налаштовувати промпт так: візьміть одну справжню зустріч, відредагуйте, збережіть, натисніть Створити підсумок, прочитайте результат і повторіть. Зазвичай вистачає трьох-чотирьох підходів.

На знімку екрана демонстраційний запис, тому в рядках його транскрипції є імена. У вашій будуть часові мітки й слова, як їх сказали, а імена лише там, де їх хтось вимовив.

Куди йде транскрипція

З локальною моделлю через Ollama чи LM Studio транскрипція лишається на вашому комп’ютері. З хмарним ендпоінтом текст транскрипції надсилається цьому провайдерові, коли ви створюєте підсумок. Вибір за вами для кожного провайдера, і для дзвінків із клієнтами він важливий. Варіанти розібрано в статті про GDPR і статті про конфіденційність в OpenRouter.

Коротко

1. «Налаштування» → «Підсумок від ШІ»: вставте один із промптів вище й натисніть «Зберегти налаштування».
2. Збільште Макс. довжина підсумку (токени), якщо відповідь обрізається.
3. Роздаючи завдання, вголос називайте імена й дати.
4. Натисніть Створити підсумок на нещодавньому записі й порівняйте.
5. Перегляньте результат, перш ніж він потрапить до когось іще.

Якщо ви передаєте підсумки в нотатки, у статті про Notion і Obsidian є шаблон, у який добре лягає таблиця Markdown.